Dalam menyelenggarakan kegiatan memang butuh banyak persiapan yang harus dilakukan demi terwujudnya keinginan yang ingin dicapai. Dalam hal ini memang banyak orang yang harus terlibat termasuk team fasilitator yang menangani langsung suatu kegiatan. Sebelum menggelar kegiatan team fasilitator menyiapkan segala sesuatu dengan baik dan teliti. Sebab fasilitator menentukan berjalannya kegiatan sehingga semua hal harus benar-benar dipersiapkan dengan baik.
Seorang fasilitator juga diharapkan selalu sigap dalam memberikan pelayanan setiap saat. Setiap kegiatan yang akan digelar selalu menjadi hal yang disiapkan secara matang oleh fasilitator. Koordinasi dan pembagian tugas setiap team maupun personal disiapkan sebelum kegiatan supaya setiap kegiatan yang akan dilakukan berjalan lancar dan membuahkan hasil yang baik untuk setiap pengunjung dan juga team. Nah, berikut ini 5 persiapan fasilitator sebelum menggelar kegiatan:
1. Lakukan penelitian
Persiapan yang dilakukan dari seorang fasilitator adalah melakukan penelitian terlebih dahulu. Seperti apa target peserta yang akan ditangani pada saat kegiatan. Lalu, memastikan juga berapa jumlah peserta serta usia yang akan ditangani. Sehingga semua kegiatan bisa disesuaikan berdasarkan kriteria tersebut.
2. Mengetahui tema dan konsep acara
Setelah melakukan penelitian langkah selanjutnya adalah mengetahui tema dan konsep yang akan digunakan peserta. Sebab, tema dan konsep menentukan kesuksesan dari suatu kegiatan. Ketika peserta memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular pada elemen lainnya dalam acara tersebut. Untuk itu perlunya komunikasi yang baik antara customer service dengan tim fasilitator.
Setelah mengetahui apa tema dan konsep yang akan digunakan, tim fasilitator mengadakan koordinasi untuk membahas tema dan konsep yang sudah ditentukan oleh peserta.
3. Memastikan rundown acara
contoh rundown yang sudah pernah berjalan
Sebelum menggelar kegiatan tim fasilitator harus tahu betul rundown acara yang akan ditangani. Usahakan sebelum menggelar kegiatan jauh-jauh hari fasilitator sudah tahu apa saja aktivitas yang akan dilakukan oleh peserta. Jangan sampai ada miss komunikasi dengan customer service atau marketing sehingga acara berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim.
Membuat rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim fasilitator mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentu persiapannya lebih matang.
4. Pengecekan peralatan yang akan digunakan
Nah, pengecekan peralatan yang dibutuhkan adalah hal penting yang wajib dilakukan. Kegiatan outdoor ada kemungkinan cedera untuk mengantisipasi hal itu maka kemampuan teknis di bidang keselamatan dan keamanan sangat penting dimiliki, keselamatan dan keamanan kegiatan berada di tangan fasilitator. Maka, diperlukan orang yang berpengalaman dan mumpuni di bidangnya. Fasilitator harus berusaha menjaga mutu dan kualitas kegiatan sehingga tujuan dan sasaran yang diinginkan peserta bisa tercapai.
Suksesnya suatu kegiatan outbound tergantung pada kemampuan instruktur atau fasilitator dalam mengendalikan keadaan. Semua proses belajar yang terjadi di dalam keseluruhan kegiatan harus berjalan lancar dan menyenangkan (Fun). Peranan fasilitator dan instruktur sangat penting. Oleh karena itu sebagai fasilitator harus dapat menempatkan dirinya secara profesional.
5. Pentingnya kerja sama tim
Jika konsep acara sudah menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerja sama tim fasilitator dengan para peserta tidak baik dalam melaksanakannya. Kerja sama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara atau kegiatan. Kerja sama tim fasilitator akan baik apabila salah satunya dengan menjaga komunikasi. Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan salah paham yang mungkin berujung perpecahan di dalam tim.
Dan perlu diingat, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanaannya, dan kerja sama tim menjadi hal yang paling penting dan tentunya dengan dukungan semua divisi terkait.
Berikut ini persiapan team fasilitaor sebelum menggelar kegiatan.