Mengikuti kegiatan di alam terbuka apalagi jika dalam sebuah rombongan yang melibatkan banyak orang, akan selalu menjadi sesuatu yang dinanti. Kegiatan itupun akan membawa kesan tersendiri bagi setiap pesertanya apabila dalam pelaksanaannya berjalan dengan baik dan terencana dengan matang. Pada artikel sebelumnya telah dijelaskan bagaimana merancang outing berkualitas bagi perusahaan termasuk kegiatan outbound maupun camping outbound yang berisikan banyak permainan untuk meningkatkan kerjasama tim (team building). Menyusun acara sebuah kegiatan akan sangat membantu berjalannya kegiatan tersebut dengan baik. Selain itu bisa juga menjadi patokan apakah keseluruhan acara berjalan sesuai dengan rencana.
Oleh karena fungsinya sebagai acuan pelaksanaan sebuah kegiatan, maka pembuatan susunan acara harus melibatkan seluruh anggota tim pelaksana atau panitia, serta dilakukan jauh hari sebelum hari H. Tujuannya agar panitia dapat memahami secara mendalam alur acara dan memiliki cukup waktu untuk mempersiapkannya.
Berikut ini yang perlu diperhatikan dalam menyusun acara atau membuat rundown kegiatan di alam terbuka :
Tujuan kegiatan
Tentu saja hal pertama yang perlu dipahami dalam perancangan kegiatan adalah tujuan dari kegiatan itu sendiri. Lebih dari sekedar bersenang-senang, sering kali kegiatan outbound punya tujuan khusus seperti; membangun team building yang lebih baik, mengembangkan karakter lewat leadership, mempererat silaturahmi, dll — yang harapannya bisa didapat oleh peserta sebagai hasil dari kegiatan.
Waktu pelaksanaan kegiatan (apakah kegiatan hanya 1 hari atau menginap)
Saat merancang kegiatan khususnya yang dilakukan di alam terbuka, waktu pelaksanaan kegiatan adalah yang lebih dulu ditetapkan. Apakah kegiatan tersebut hanya berlangsung 1 hari atau menginap selama 1 malam atau beberapa malam.
Jumlah peserta kegiatan
Penting untuk mengetahui jumlah peserta kegiatan sebelum menyusun rundown acara. Dari jumlah peserta tersebut akan diketahui durasi pelaksanaan setiap acara. Misalnya, untuk permainan arung jeram dengan jumlah peserta 100 orang akan memakan waktu lebih lama, dibandingkan dengan peserta yang hanya berjumlah 50 orang.
Tema kegiatan
Menentukan tema kegiatan terlebih dulu, akan mempermudah penyusunan acara secara keseluruhan. Berbagai persiapan pun bisa segera dilakukan jika tema dan susunan acara sudah tersedia.
Jenis-jenis permainan
Dalam menyusun acara, perlu untuk mengetahui jenis-jenis permainan dalam kegiatan outbound yang akan diikuti para peserta. Jika permainan dipersiapkan sendiri oleh panitia, dibutuhkan koordinasi dengan tempat pelaksanaan kegiatan apakah peralatannya cukup memadai. Tetapi apabila mengambil jenis permainan yang sudah tersedia atau menjadi bagian dari fasilitas tempat kegiatan, tentu saja akan lebih mudah dan tidak merepotkan. Hanya saja harus dicermati apakah jenis permainan merupakan permainan kering, basah, atau kombinasi keduanya. Permainan basah biasanya ditempatkan pada urutan akhir dari seluruh rangkaian permainan.
Fasilitas yang akan diperoleh dari tempat pelaksanaan kegiatan
Ketersediaan fasilitas di tempat pelaksanaan kegiatan termasuk jumlahnya harus diperhatikan juga dalam membuat susunan acara. Terlebih jika jumlah peserta yang akan ikut dalam kegiatan sangat banyak. Dengan mengetahui fasilitas dari tempat kegiatan, akan lebih mudah menentukan durasi pelaksanaan setiap acara.
Dalam merencanakan setiap kegiatan, apabila segala sesuatunya merupakan hasil rancangan sendiri, memang akan mendatangkan kepuasan tersendiri. Namun jika anda tidak memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan detail kegiatan termasuk susunan acaranya, Citra Alam siap membantu apapun bentuk kegiatan anda. Keberhasilan pelaksanaan kegiatan khususnya yang berlangsung di alam terbuka sangat bergantung pada segala persiapan yang dikelola dengan baik.