Kegiatan outing untuk karyawan perusahaan tidak diragukan lagi mampu mendorong setiap personal dan tim jadi lebih baik. Keberhasilan kegiatan outing perusahaan utamanya akan ditentukan oleh seberapa baik perencanaan dari event tersebut. Apalagi jika kegiatan yang bisa berupa outbound, gathering, dan camping itu melibatkan banyak peserta baik karyawan, jajaran manajer dan direksi maupun keluarga karyawan.
Untuk menyusun acara berkualitas butuh sebuah tim dengan jumlah anggota yang disesuaikan dengan kebutuhan. Selain menyusun acara, tim juga bertugas meyakinkan atasan agar menyetujui diadakannya kegiatan tersebut, membuat segala persiapannya, serta mengatur seluruh acara agar berjalan dengan baik.
Hal yang paling penting dalam penyelenggaraan sebuah kegiatan adalah anggaran. Kegiatan dengan anggaran besar tidak selalu bisa berjalan dengan lancar dan lebih berkualitas. Sebaliknya, jumlah anggaran yang tidak terlalu besar pun apabila dikelola dengan tepat dan cermat bisa menghasilkan kegiatan berkualitas.
Jika sudah diketahui besarnya anggaran untuk kegiatan outing perusahaan, tentukanlah perkiraan waktu pelaksanaan kegiatan. Penentuan waktu ini berhubungan dengan ketersediaan tempat yang akan dituju. Pastikan anda punya waktu yang cukup (setidaknya satu bulan) untuk perencanaan dan persiapan sebelum hari H kegiatan.
Selain menentukan waktu kegiatan, menentukan lokasi berlangsungnya acara juga perlu dilakukan secepatnya, karena banyak persiapan akan bergantung dari pilihan tempat pelaksanaan kegiatan. Sekarang ini banyak tempat yang menawarkan kegiatan di alam terbuka, dengan berbagai wahana yang menyenangkan dan menantang. Tetapi biasanya harga akan lebih murah dan terjangkau jika sistem penawarannya berupa paket kegiatan yang sudah mencakup tiket masuk, biaya sewa tempat, konsumsi, serta kegiatan apa saja yang ada didalamnya. Jangan selesai pada satu tempat saja. Cari beberapa lokasi sebagai alternatif dan lakukan perbandingan.
Pendapat seluruh karyawan atau perwakilan dari setiap divisi seringkali diperlukan dalam menentukan lokasi kegiatan. Panitia dapat mengumpulkan pendapat melalui email atau mendatangi karyawan satu per satu. Suara terbanyak akan menjadi prioritas pertimbangan.
Apabila banyak yang memilih lokasi di luar kota, sebaiknya tidak terlalu jauh agar bisa menghemat biaya. Setidaknya pilih lokasi yang memiliki jarak tempuh tidak lebih dari 3 jam perjalanan. Selain itu tentukan juga apakah kegiatannya satu hari penuh atau menginap. Lokasi dan lamanya kegiatan merupakan hal terpenting, sebab berkaitan dengan anggaran yang akan digunakan.
Ketika sudah ada estimasi anggaran, perkiraan waktu kegiatan telah ditentukan dan lokasi sudah dipilih, saatnya menyusun proposal untuk diajukan ke jajaran direksi. Semua yang sudah ditentukan terkait dengan kegiatan dicantumkan secara terinci dalam proposal. Jika direksi sudah memberikan lampu hijau, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun rancangan persiapannya.
Persiapan kegiatan outing perusahaan meliputi :
Penentuan waktu kegiatan.
Jika hanya satu hari, kegiatan bisa dilakukan sejak pagi hingga sore. Atur jadwal keberangkatan peserta, estimasi waktu perjalanan, lamanya kegiatan, hingga waktu pulang. Sementara apabila kegiatannya menginap, sebaiknya tentukan waktu berangkat pada hari jumat siang atau sore, dan pulang di hari sabtu, sehingga masih ada waktu istirahat hari minggu sebelum memulai aktivitas kembali keesokan harinya.
Pemesanan sarana transportasi.
Sesuaikan pemesanan kendaraan dengan jumlah peserta. Usahakan melakukan pemesanan paling lambat satu bulan sebelum kegiatan. Bahkan disaat waktu liburan seperti kenaikan kelas, hari raya dan akhir tahun, pemesanan kendaraan bisa dilakukan dua atau tiga bulan sebelum kegiatan.
Mencari penginapan
Persiapan ini dilakukan hanya untuk kegiatan menginap. Sesuai tujuannya untuk menambah keakraban antar karyawan dari berbagai level, maupun keluarga karyawan, untuk kegiatan outing biasanya peserta lebih nyaman menggunakan villa atau bungalow ketimbang hotel, agar acara lebih meriah dan berkesan.
Setelah berbagai persiapan dilakukan, tim dapat menyusun acara kegiatan outing. Buatlah sebanyak mungkin acara yang bisa mendatangkan suasana akrab dan kebersamaan peserta. Penyusunan acara bisa dimulai sejak peserta berangkat.
Saat perjalanan berangkat ke lokasi
Bisa diisi dengan karaoke, games atau kuis untuk para peserta, dengan pertanyaan seputar karyawan dan lingkungan perusahaan. Bangun suasana santai, lucu serta menghibur, agar perjalanan menjadi menyenangkan.
Selama kegiatan.
– Apabila kegiatannya berupa outbound, susunan acara bisa diserahkan kepada kru di lokasi kegiatan. Sebab kegiatan outbound membutuhkan instruktur profesional yang sudah berpengalaman. Akan tetapi banyak juga perusahaan yang memiliki acara sendiri untuk mempererat kebersamaan antara pihak manajemen perusahaan dan karyawannya. Disinilah diperlukan kecermatan tim untuk membuat susunan acara yang sesuai dengan tema kegiatan, serta jumlah peserta yang mengikutinya.
– Sisipkan kejutan-kejutan kecil di tengah acara outing, contohnya dengan mengumumkan kenaikan jabatan karyawan tertentu atau menginformasikan peningkatan keuntungan perusahaan dalam semester terakhir. Bahkan jika memungkinan, bisa dibuatkan games dengan hadiah uang tunai untuk hanya sekedar belanja oleh-oleh. Acara pengundian door prize juga sering menjadi pilihan, dan penyerahan hadiah bisa dilakukan oleh jajaran direksi.
Saat perjalanan pulang
Karena kondisi peserta yang sudah lelah, sebaiknya perjalanan pulang tidak diisi dengan acara atau kegiatan. Perjalanan pulang biasanya digunakan oleh peserta untuk beristirahat. Apabila disediakan waktu untuk membeli oleh-oleh, sebaiknya tidak memilih lokasi yang terlalu luas, untuk memudahkan berkumpulnya kembali para peserta.
Agar keseluruhan acara outing perusahaan berkualitas dan bisa efektif mencapai tujuan untuk kemajuan perusahaan, maka setiap tahapannya harus bisa berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan. Apabila ada perubahan jadwal, sebaiknya dimusyawarahkan terlebih dahulu dengan tim atau peserta, untuk menghindari terjadinya kesalah-pahaman. Hal terpenting adalah membuat keseluruhan acara sebagai kesempatan untuk bersenang-senang para pesertanya.