Merencanakan sebuah kegiatan outdoor mulai dari merancang susunan acaranya hingga mempersiapkan sampai saat pelaksanaan pastilah membutuhkan lebih banyak waktu, konsentrasi dan tenaga. Apalagi jika melibatkan peserta dalam jumlah besar, termasuk jika waktu pelaksanaan kegiatan lebih dari 1 hari. Untuk itu seringkali dibutuhkan sebuah kepanitiaan khusus dalam melaksanakan setiap tahapan persiapan. Lembaga, instansi atau organisasi yang sudah memiliki jadwal rutin menggelar kegiatan tertentu pasti akan lebih berpengalaman. Namun hal itu pun tidak selalu menjadi tolok ukur sukses atau tidaknya kegiatan outdoor.
Jika kegiatan yang direncanakan tidak hanya sekedar untuk bersenang-senang melainkan memiliki tujuan dan manfaat tertentu yang akan dicapai maka dibutuhkan konsep perencanaan yang baik. Misalnya, bertujuan mempererat kebersamaan, membangun kerjasama tim, memupuk jiwa kepemimpinan, mengembangkan kreativitas, atau pembentukan karakter.
Berikut ini beberapa tahapan agar rencana kegiatan outdoor anda beserta rombongan berjalan dengan baik :
Browsing internet tempat-tempat wisata penyedia beragam kegiatan di alam terbuka sesuai dengan konsep yang sudah ditentukan. Pilihlah 2 – 3 tempat sebagai alternatif, agar proses menentukan tempat kegiatan tidak memakan waktu lama. Penting untuk melihat apa saja kegiatan serta fasilitas yang dimiliki lokasi tersebut, dan sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan.
Cari informasi sebanyak-banyaknya mengenai lokasi-lokasi yang sudah anda pilih, dengan menelepon kontak yang tertera dalam pencarian di internet, atau gunakan fitur chat yang tersedia. Mintalah secara tertulis daftar harga dan rincian kegiatan maupun fasilitas yang didapatkan, termasuk menu makan. Tujuannya adalah agar anda bisa lebih mudah mendiskusikannya dengan atasan, rekan atau sesama panitia kegiatan.
Bicarakan seluruh informasi yang anda peroleh dengan rekan-rekan yang terlibat dalam penanganan kegiatan. Segera tentukan 1 lokasi dari beberapa pilihan yang ada. Perlu ada jarak waktu tertentu antara penetapan lokasi dan waktu kegiatan, agar tidak tergesa-gesa dalam penanganannya sehingga kegiatan dapat berjalan dengan baik. Terlebih apabila kegiatan yang digelar lebih dari 1 hari, pastinya akan membutuhkan waktu persiapan lebih lama. Buatlah time frame apa saja yang harus dilaksanakan untuk tahapan persiapan termasuk batas waktu pengerjaannya.
Apabila sudah ditemukan lokasi yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan, segeralah melakukan proses booking sesuai dengan tanggal pelaksanaan kegiatan yang sudah direncanakan. Pastikan juga anda memperoleh informasi yang jelas mengenai proses pembayaran untuk kegiatan yang akan digelar.
Jalin komunikasi intensif dengan pihak pengelola lokasi kegiatan atau marketing tempat wisata yang sudah anda booking. Tanyakan secara mendetail apa saja yang dibutuhkan untuk berjalannya kegiatan, seperti tempat berkumpulnya rombongan, permainan apa saja yang akan diikuti peserta, konsumsi, tempat untuk beribadah, tempat menginap (jika kegiatannya menginap) serta sejumlah fasilitas pendukung yang dibutuhkan.
Susun acara kegiatan atau rundown, dengan mencantumkan estimasi waktu. Penyusunan acara ini sangat berguna sebagai panduan bagi panitia untuk memantau apakah acara berjalan sesuai rencana atau tidak. Apalagi jika kegiatan outdoor akan diikuti oleh banyak peserta, rundown akan mempermudah pengaturan acara. Anda bisa meminta bantuan pihak pengelola lokasi kegiatan, apabila mengalami kesulitan dalam penyusunan rundown.
Menjelang hari H kegiatan pastikan semua persiapan sudah dilaksanakan dengan baik, agar pada saat kegiatan anda tidak lagi direpotkan dengan hal yang berhubungan dengan penanganan acara. Meski berperan sebagai panitia yang seringkali dianggap sebagai seksi sibuk, tapi bukan berarti anda tidak bisa menikmati kegiatan yang sedang berlangsung.
Sebagai tempat pendidikan alam terbuka dengan berbagai pembelajaran melalui praktek dan pengalaman nyata, Citra Alam memiliki lokasi, sarana serta fasilitas yang dapat menunjang kebutuhan kegiatan anda. Berbagai kegiatan seperti outbound, perkemahan maupun pelatihan seni budaya mampu mendorong para peserta untuk lebih baik. Tersedia aula besar yang dilengkapi dengan audio soundsystem, proyektor, lighting serta banyak lagi peralatan dan perlengkapan untuk mendukung kegiatan anda.
Anda bisa menentukan kegiatan yang akan digelar, dari banyak pilihan yang ada di Citra Alam, atau anda dapat merancang sendiri kegiatan sesuai keinginan dengan dukungan tim profesional yang siap membantu menyukseskan berjalannya acara. Jadikan kegiatan outdoor berbeda dan lebih berkesan dengan persiapan yang baik, agar manfaat dari kegiatan tersebut dapat dirasakan oleh seluruh peserta.
コメント